Usando matriz GUT na implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais

Após um longo tempo parado em virtude de outras prioridades profissionais, voltei a tratar do Plano de Implantação dos Procedimentos Contábeis Patrimoniais -- PIPCP.

No texto anterior, falei sobre algumas ferramentas que utilizo ou pretendo utilizar para transformar o PIPCP em prática.

Agora é a hora de dar o primeiro passo que é a definição dos procedimentos necessários e da ordem em que eles serão executados, ou seja, oque eu preciso fazer o o que é prioridade fazer.

Felizmente a lista dos procedimentos pode ser conseguida tanto no MCASP, quanto na Portaria STN nº 548/2015, é claro que com algum trabalho de identificação deles. Ou então você pode fazer como eu, que preferi usar a lista fornecida em um treinamento que realizei a algum tempo.

De qualquer forma, primeiramente devemos identificar o que precisamos fazer, em termos gerais para cumprirmos o que foi definido naquela portaria da STN.

Eis a minha lista:

  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das obrigações por competência decorrentes de benefícios a empregados;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das obrigações com fornecedores por competência;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos demais créditos a receber (exceto créditos tributários, previdenciários e contribuições a receber), bem como dos respectivos encargos, multas e ajustes para perdas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das provisões por competência;
  • Evidenciação de ativos e passivos contingentes em contas de controle e em notas explicativas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação de bens móveis e imóveis, respectiva depreciação, amortização ou exaustão; reavaliação e redução ao valor recuperável (exceto bens do patrimônio cultural e infraestrutura);
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação das obrigações por competência decorrentes de empréstimos, financiamentos e dívidas contratuais e mobiliárias;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos investimentos permanentes e respectivos ajustes para perdas e redução ao valor recuperável;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos créditos oriundos de receitas tributárias e de contribuições (exceto créditos previdenciários), bem como dos respectivos encargos, multas, ajustes para perdas e registro de obrigações relacionadas à repartição de receitas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos créditos previdenciários, bem como dos respectivos encargos, multas e ajustes para perdas;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação de software, marcas, patentes, licenças e congêneres, classificados como intangível e eventuais amortizações, reavaliações e redução ao valor recuperável;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos estoques;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens de infraestrutura, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável;
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens do patrimônio cultural, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável (quando passível de registro, segundo as IPSAS, NBCT SP e MCASP);
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação da provisão atuarial do RPPS; e
  • Reconhecimento, mensuração e evidenciação da dívida ativa, tributária e não tributária, e respectivo ajuste para perdas.

Longa essa lista, não é? Se você cansou de ler, imagine eu que tive que digitar.

Segundo passo disso tudo é identificar quais desses procedimentos já estão implantados (preferencialmente realizando um teste de aderência do procedimento à norma) e quais os prazos de implantação para aqueles ainda não implantados completamente.

Feito isso, vamos então ao tema principal deste texto, que é a ordenação de cada procedimento contábil patrimonial a fim de concentrar nossos esforços naqueles que precisam ser mais rapidamente implantados. Para isso utilizaremos a técnica da Matriz GUT.

GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência. A Matriz GUT é uma ferramenta utilizada na priorização das estratégias, tomadas de decisão e solução de problemas de organizações/projetos.

Bastante fácil de ser utilizada, se baseia em notas de 1 a 5 dadas para a gravidade, para a urgência e para a tendência (veremos adiante seus conceitos).

Como não gosto de reinventar a roda (e estou com preguiça de escrever), indico um link bem interessante se você quiser saber de detalhes sobre essa Matriz.

A utilização dela se baseia em três etapas, mas antes disso, vamos ver resumidamente os conceitos de gravidade, urgência e tendência.

Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido;

Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;

Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: “Se eu não resolver esse problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”. Entendido isso, vamos à implementação, que geralmente é feita numa tabela parecida com a da figura abaixo.

Exemplo de Matriz GUT

Em cada linha da tabela vamos colocar cada um dos procedimentos contábeis patrimoniais que precisamos fazer, sempre na primeira coluna ("Problemas").

Para cada procedimento, vamos preencher as colunas G, U e T, com notas de 1 a 5, onde:

  • Para G (gravidade), 1 é sem gravidade e 5 para extrema gravidade;
  • Para U (urgência), 1 para quando o problema pode esperar e 5, quando precisa de ação imediata;
  • Para T (tendência, 1 para quando as consequências do problema não irão mudar e 5, quando elas irão piorar rapidamente.

Evidentemente que você não vai colocar apenas 1 e 5, mas deverá usar também as graduações 2,3 e 4 de forma que a nota para cada problema em cada coluna pode ter os valores 1, 2, 3, 4 e 5. Dê uma olhada no verbete da Wikipédia sobre o tema e terás uma descrição dessas graduações.

Vencidas as primeiras duas etapas das três que citei antes, vamos para a última etapa. (O que? Você nem se deu conta que já passamos duas etapas da utilização da matriz GUT? Você não leu o texto que te recomendei no começo, não é! Última chance pra você ler o texto.)

Essa última etapa é o cálculo do índice GUT que é obtido pela multiplicação das notas em cada linha para as três colunas (GxUxT).

Por exemplo, se para um determinado procedimento você deu as notas G = 3; U = 3; T = 2; o índice GUT será de 3 x 3 x 2 = 18.

E o que eu faço com isso então? Ora, classifica em ordem decrescente, onde o problema (linha) de maior índice GUT é o que precisa ser resolvido primeiro.

Então este é o fim! Por enquanto. Mas fica o tema de casa que é fazer a sua tabelinha GUT. Pra isso deixo um modelinho pronto, aí embaixo.

LibreOffice/BROffice/OpenOffice

[Excel 97-2003]]({filename}/files/gut-pipcp.xls)

Excel 2007-2013

Epitáfio!

Esqueci de dizer como eu classifiquei os meus procedimentos:

Gravidade recebeu nota 5 para todos, porque a consequência poderá ser grave, já que ao não se implementar os procedimentos, a STN poderá não dar quitação à obrigação prevista no § 1º do art. 51 da LRF, que é a de encaminhar os balanços à União. Essa negativa poderá impedir o recebimento de transferência voluntárias e de contratar operações de crédito. Eu classifico isso de algo muito grave.

Já a nota de Tendência, eu atribui 1 para todos os procedimentos porque as consequências tendem a permanecer as mesmas ao longo do tempo, ou seja, continuaremos impedidos de receber transferência voluntárias e de contratar operações de crédito.

A urgência, esta, demandou um pequeno cálculo, porque leva em consideração o ano atual e o ano do prazo para implantação de cada procedimento.

O cálculo se baseia na abstração de uma régua onde o valor inicial é o ano prazo mais próximo e o valor final é o ano do prazo mais distante.

Assim, o zero da régua é o ano de 2015 (Reconhecimento, mensuração e evidenciação da dívida ativa, tributária e não tributária, e respectivo ajuste para perdas), e o limite superior é o ano de 2024 (Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens de infraestrutura, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável; e Reconhecimento, mensuração e evidenciação dos bens do patrimônio cultural, respectiva depreciação, amortização ou exaustão, reavaliação e redução ao valor recuperável (quando passível de registro, segundo as IPSAS, NBCT SP e MCASP)).

Então o ano de 2015 recebe nota 5 e o ano de 2024 recebe nota 1. Assim, fazemos uma escala proporcional, onde cada prazo recebe uma nota, da seguinte forma:

2015 -> 5

2016 -> 5

2017 -> 4

2018 -> 4

2019 -> 3

2020 -> 3

2021 -> 2

2022 -> 2

2023 -> 1

2024 -> 1

Observem que a distância entre os anos de 2015 e 2024 (inclusive eles) é de 10 anos, o que nos leva a dois anos para cada ponto na régua, já que a distância entre 1 e 5 é de 5 pontos.

Uma observação: os prazos que coloquei são relativos a um município com menos de 50.000,00 habitantes. Você precisa adaptar o cálculo aos prazos aplicáveis ao seu município.

Outra coisa: o prazo é o do ano em que o procedimento deve começar a ser feito, e não o ano de envio das informações ao SICONFI.

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